Mit dem Freiwilligen, der den BFD absolvieren und sich verpflichten möchte, wird ein Vertrag abgeschlossen. Hierzu wird von den jeweiligen Zentralstellen ein Formular, also eine Mustervereinbarung, zur Verfügung gestellt. Diese Mustervereinbarung kann zur Grundlage des Vertrages mit den Freiwilligen gemacht werden. Das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, (BAFzA), also das ehemalige Bundesamt für Zivildienst, stellt als künftige Zentralstelle einen derartigen Vertragstext zur Verfügung.
Die Einsatzstelle muss den Vertrag nicht unterzeichnen. Der Grund liegt darin, dass der Vertrag über den Bundesfreiwilligendienst zwischen dem Bund und dem Freiwilligen geschlossen wird. Die Einsatzstelle leitet den Vertragsentwurf über einen Träger oder über eine Zentralstelle weiter. Durch die Weiterleitung manifestiert die Einsatzstelle, dass auch sie den Abschluss eines solchen Vertrages wünscht. Die Einsatzstelle sollte den Vertrag jedoch durch einen ihrer Vertreter unterzeichnen. Auch der Träger sollte den Vertrag zusätzlich abzeichnen.
Der Bund wird die Verträge nach Inkrafttreten des Bundesfreiwilligendienstgesetzes unterzeichnen. Für ihn handelt das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA). Erst dann werden die Vereinbarungen verbindlich.
Das Vertragsformular zum Bundesfreiwilligendienst kann beim BAFzA heruntergeladen werden. Hier ist der Link: www.bundesfreiwilligendienst.de/fileadmin/de.bundesfreiwilligendienst/content.de/Service/Downloads/BFD-002_Vereinbarung_Beiblatt-2.doc